Ссылка создаётся быстрее, чем остывает кофе, — и, кажется, живёт дольше, чем сам проект. Мы делимся бюджетами в канал, правим презентацию с партнёром, планируем обед в Teams — и всё это под крылом Microsoft 365. Удобно? Конечно. Безопасно? Только если помнить, кому и на сколько вы открыли дверь.
Переизбыток доступа начинается невинно: нужен общий файл — получили, забыли закрыть. Классика жанра:
- Пригласили фрилансера — проект закончился, доступ нет.
- Документы стратегии тихо лежат в Files канала, а в канал заходят новые люди.
- Общая папка в SharePoint оживает собственной жизнью: туда отгружают всё подряд, забывая, кто ещё её видит.
Чем больше людей имеют доступ, тем выше риск. От случайного «ой» с конфиденциалкой до преднамеренных сливов — истории про мстительных бывших и скомпрометированные аккаунты давно вышли из разряда байек. Особенно опасен внешний шаринг: вы доверяете не только себе, но и дисциплине чужой компании.
Логичный ответ — «всё запретить» — убивает смысл облачной коллаборации. Реалистичное решение — видимость вместо запретов. Пусть люди делятся, как нужно бизнесу, но у службы безопасности должна быть панель управления: что, с кем и на каких правах расшарено.
Проблема в том, что многие встроенные инструменты и даже платные аддоны смотрят на пользователей и группы, а не на сами файлы. Неструктурированные данные — именно то, что мы шлём в Teams, OneDrive и SharePoint — остаются в слепой зоне.
Что работает на практике:
- Централизованный обзор общего контента: единая витрина по Teams/OneDrive/SharePoint, фильтры по внутреннему/внешнему доступу — мгновенная картина рисков.
- Регулярные ревизии доступа владельцами файлов: чтобы временный доступ был действительно временным — по расписанию или по событию (смена роли, уход сотрудника).
И да, придерживайтесь принципа минимально необходимого доступа: столько, сколько нужно для задачи, и ровно на тот срок, который нужен. Тогда ссылки перестанут жить дольше проектов, а облако — превращаться в грозу на горизонте.